Dossiers médicaux électroniques en pédiatrie : analyse du temps investi

Aux États-Unis, plus de 94 % des pédiatres utilisent désormais des dossiers de santé électroniques (DSE).1,2 Il existe moins de littérature documentant le temps que les pédiatres passent dans le DSE pour leur travail que pour certaines autres spécialités. Une étude récente a révélé que les médecins consacraient 2 heures sur 3 à utiliser le DSE ou à effectuer du travail de bureau.3

Plus récemment, une étude à grande échelle menée auprès de médecins adultes a révélé qu’ils consacraient 16 minutes et 14 secondes par rencontre aux activités de DSE.4

D’après une enquête auto-administrée menée auprès de 1 619 pédiatres, les pédiatres consacrent en moyenne 3,4 heures/jour à documenter les soins.1 Tai-Seale et al.5, sur la base d’une analyse du registre DSE, ont constaté que les pédiatres passent 2,48 ± 1,3 heures/jour à utiliser le DSE.

En réponse au temps que les médecins passent à utiliser leur DSE, les systèmes de santé ont consacré des ressources substantielles à l’optimisation du DSE afin d’améliorer l’efficacité médicale.6 Le recours à des scribes médicaux est un exemple d’approche avec un certain degré de réussite en matière de réduction du temps. de la documentation.7,8 L’optimisation de la configuration du système DSE a également apporté des avantages.9

Les auteurs ont mené une analyse descriptive multi-institutionnelle du temps d’utilisation du DSE afin de mieux documenter le temps que les médecins spécialisés en pédiatrie ambulatoire consacrent à diverses tâches qui l’utilisent.

Les données ont été utilisées sur les activités de DSE ambulatoires du 1er janvier 2018 au 31 décembre 2018 par des pédiatres ou des spécialistes de l’adolescence dans l’une des 2 191 bases de données américaines Cerner’s Lights On d’organismes de santé. NOUS

Center’s Lights On est un ensemble de systèmes qui surveillent l’activité matérielle et logicielle, les fonctionnalités des applications cliniques et d’autres activités des utilisateurs. Ces données représentent la quasi-totalité de la population des sites et des médecins utilisant les DSE Cerner. Pour cette analyse, les données temporelles ont été résumées pour chaque activité clinique réalisée par ce médecin.

Une analyse descriptive a été réalisée à l’aide des entrées de journal des DSE résumés reflétant les modules logiciels et les services individuels exécutés pendant que le fournisseur utilisait le système. Les activités et les données temporelles ont été cartographiées pour des tâches cliniques spécifiques, telles que le téléchargement de documentation, la passation de commandes, la révision de notes historiques, etc.

Pour calculer le temps par rencontre, tout le temps actif du DSE dans chaque catégorie a été accumulé au cours d’une période spécifique, puis divisé par le nombre de consultations ambulatoires effectuées au cours de cette période.

La réunion était considérée comme terminée à la date et à l’heure de la signature de la note. Un intervalle d’un an a été considéré pour l’analyse afin de refléter plus directement le nombre total de rencontres. L’utilisation du DSE en dehors des heures d’ouverture a été définie comme tout temps passé à utiliser le DSE entre 18h00 et 6h00 du lundi au vendredi ou à tout moment le week-end.

L’analyse comprenait des données provenant de plus de 20 millions de rencontres effectuées par 30 000 pédiatres. Ces médecins exerçaient dans des réseaux de distribution intégrés (34 %), des hôpitaux régionaux (30 %), des groupes de médecins indépendants (22 %) et des centres médicaux universitaires (11 %) partout aux États-Unis.

Le temps d’activité total moyen par rencontre que les pédiatres passaient devant le DSE était de 16 minutes, dont 12 % en dehors des heures d’ouverture. Le temps d’activité moyen pour toutes les fonctions DSE à visée clinique combinées variait considérablement au sein de la spécialité (P < 0,001), avec des différences cliniquement significatives entre plusieurs groupes.

La révision graphique représentait la majeure partie du temps passé, suivie par la documentation, puis par la commande. Collectivement, ces 3 activités représentaient 75 % de l’activité DSE. Le temps passé à rechercher des patients, à planifier des rendez-vous ou à des activités similaires représentait 9 % de l’activité du DSE.

La population de médecins surveillée représente un échantillon de 44 % des pédiatres américains.11 Le temps d’activité total moyen par consultation pour les utilisateurs de DSE dans toutes les spécialités était de 16 minutes, variant de 14,5 minutes (généralistes) à 30,8 minutes (rhumatologues).

Ce temps relativement long pour les rhumatologues n’était pas surprenant, compte tenu de la nature de leurs patients et du volume de maladies chroniques qu’ils gèrent.12 Les pédiatres généralistes utilisaient légèrement plus de temps que les cardiologues mais moins de temps que les autres surspécialistes, comme les rhumatologues. La proportion de temps consacré à chaque activité était remarquablement similaire entre les sous-spécialités.

En supposant qu’un pédiatre moyen puisse voir 25 patients par jour13,14, il passerait 6 heures et 40 minutes à utiliser son DSE, soit une partie importante de la journée.

Étant donné que ces médecins utilisent tous le même DSE, la variabilité observée doit provenir d’autres facteurs, tels que les différences dans la configuration, les détails de mise en œuvre, la configuration du cabinet (par exemple, la façon dont l’équipe se répartit les tâches entre elles). ), les choix individuels des fournisseurs et des facteurs similaires.

L’examen des dossiers et la documentation représentent près de 62 % du temps d’utilisation du DSE.4 Les cliniciens consacrent la moitié de ce temps (ou 31 % du temps total) à l’examen des dossiers. Bien qu’elles ne soient pas concluantes, des études commencent à révéler un lien entre l’utilisation du DSE et une meilleure observance des lignes directrices15 ainsi qu’une incidence plus faible d’effets indésirables dus à des erreurs médicales.16,17 Le temps que les médecins consacrent à l’examen des dossiers peut être une première preuve que les professionnels utilisent DSE pour améliorer les soins qu’ils prodiguent.

La documentation représente 31 % du temps passé dans le DSE et est souvent la cible des préoccupations des médecins. La documentation peut être plus difficile à déléguer que certaines autres tâches, en partie parce que les médecins devraient transmettre un contenu clinique complexe à une autre personne ou à un autre système.

Adler-Milstein et Huckman20 ont constaté que les médecins déléguaient seulement 16 % de la documentation relative à l’examen physique et seulement 29 % de la documentation actuelle sur la maladie, alors qu’ils déléguaient plus fréquemment d’autres tâches, comme l’enregistrement des signes vitaux (92 %) et des antécédents médicaux (82 %).

La délégation de ces dernières tâches peut être plus facile car les données sont générées et enregistrées directement. La délégation des résultats de l’examen physique qui ne sont pas directement observés par la personne déléguée est plus complexe et nécessite une vérification minutieuse du dossier de ces résultats.

La proportion de temps consacré à l’utilisation du DSE pour les soins aux patients selon les différentes sous-spécialités semble être similaire. Cependant, étant donné la grande variabilité entre les spécialités, on ne peut pas tirer de conclusions quant aux différences ou aux similitudes. Compte tenu de cette limitation, le temps moyen long passé à documenter et le temps moyen court passé à coordonner les soins (messagerie) sont cohérents avec l’intuition clinique des auteurs.

Les temps d’activité du DSE par spécialité rapportés dans cette étude peuvent servir de point de référence aux dirigeants, prestataires, payeurs et décideurs politiques du système de santé. Les dirigeants du système de santé peuvent exploiter les données pour comprendre les efforts requis par les médecins pour accomplir leur travail et la valeur d’investir dans l’optimisation du flux de travail DSE du médecin.

Les médecins individuels peuvent mieux comprendre leur performance par rapport à d’autres prestataires en comparant leur propre temps d’utilisation du DSE aux moyennes de leur sous-spécialité et explorer les opportunités de réorganiser leur pratique ou d’obtenir une formation supplémentaire si nécessaire.

Les payeurs peuvent en apprendre davantage sur l’effort requis pour accomplir cette partie importante du travail d’un médecin lorsqu’ils utilisent un DSE et envisager d’ajuster leurs attentes en matière de saisie de données en fonction des coûts directs encourus. Enfin, les décideurs politiques peuvent prendre en compte ces données lors de la définition de leurs processus de certification DSE et de leurs attentes en matière de capture de données.

Les auteurs reconnaissent plusieurs limites. Premièrement, l’étude se concentre sur une population large mais complète d’utilisateurs de DSE. Bien que cela permette une cohérence analytique entre les groupes, cela exclut des catégories spécifiques d’utilisateurs, comme ceux des petits cabinets indépendants ou ceux qui utilisent d’autres grandes plateformes de DSE non incluses.

En particulier, l’échantillon comptait un taux relativement faible de médecins identifiés comme spécialistes des maladies infectieuses et de la pédiatrie générale. Malgré cette lacune, des résultats similaires à ceux des études sur l’utilisation du DSE chez les populations adultes ont été observés. D’un autre côté, l’étude s’est limitée aux médecins et, dans de nombreux endroits, les infirmières sont les prestataires de soins les plus occupés. Des travaux supplémentaires devraient être menés pour évaluer l’utilisation du DSE par ce groupe.

Étant donné que les auteurs ont abordé l’utilisation du DSE le week-end et après les heures normales, le nombre d’heures au cours de ces périodes a peut-être été surestimé. L’analyse dépend également de la classification correcte des rôles professionnels et des spécialités par le système de santé local. Dans cette étude, ils se sont concentrés sur les pédiatres et les médecins adolescents. À l’échelle internationale, il est courant que des surspécialistes en pédiatrie s’occupent de patients adultes.21

Les patients adultes peuvent avoir des caractéristiques uniques et des problèmes inconnus à résoudre, ce qui peut représenter une augmentation du temps consacré à l’examen des dossiers ou à la documentation pour ces spécialités. Enfin, les sources de variation, telles que les différences dans les processus cliniques ou la configuration logicielle, n’ont pas pu être analysées.

Dans cette étude, les auteurs ont estimé le temps que les pédiatres et les médecins adolescents passent à utiliser un DSE en ambulatoire.

La proportion importante du temps clinique total que les praticiens consacrent à l’exécution de tâches utilisant le DSE est importante, et il est certainement nécessaire de continuer à identifier et à éliminer les activités inutiles et de faible valeur tout au long du flux de travail du clinicien.

La grande variabilité du temps que les professionnels consacrent à l’utilisation du DSE pour soigner les patients au sein de chaque spécialité constitue une découverte importante et justifie une enquête approfondie.